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Herramientas para hacer un buen inventario

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HERRAMIENTAS PARA HACER UN BUEN INVENTARIO

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Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas”, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios. Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.

Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.

CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.

EL INVENTARIO, PASO A PASO Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.

En caso de recuentos en almacenes no hay que dejar para el último momento la adquisición de los utensilios y herramientas necesarias para facilitar las labores del inventario, como pueden ser transpaletas con peso, básculas cuenta piezas, etc. Además suele ser un buen momento para realizar tareas de organización e identificación de los productos para lo que sería bueno contar con contenedores o gavetas para clasificar los productos a granel, así como etiquetadoras que identifiquen las referencias de los productos recontados. Por último y como consecuencia de las labores de limpieza y reorganización se generarán residuos tales como plástico y cartón que deberemos de eliminarlos de manera selectiva, para lo que nos harán falta contenedores específicos para cada residuo.

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la compañía”, explica Márquez de la Cuesta.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. “En ese caso –aclara Márquez de la Cuesta–, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un movimiento erróneo”.

FAMILIAS LÓGICAS

Si tienes un negocio de ropa para hombres, una familia de artículos podrían ser los trajes y otras las camisas, los abrigos, los complementos… Aprovechando los tiempos muertos (en un local comercial, la primera hora de la mañana), es factible ir haciendo el recuento de cada familia sin necesidad de cerrar el local durante un día entero. Si has establecido ocho familias, a semana por familia, “en dos meses le puedes dar una vuelta al conjunto del almacén y hacer hasta seis inventarios completos a lo largo del año”.

Además, una vez que tengas claras tus familias, al hacer el recuento puedes aplicar a su vez una técnica de clasificación ABC, apunta Casillas: “Por ejemplo, no importa tanto que, en lugar de ir contando cada par de calcetines, lo hagas por cajas, puesto que su valor por unidad es pequeño. En cambio, si recuentas gemelos de 300 euros cada par, sabes que los tienes que ir comprobando uno por uno».

Según el último estudio AECOC sobre la pérdida desconocida, 1.200 millones de euros en producto desaparecen cada año de las empresas españolas. Es decir, ese es el coste de las regularizaciones que se ven obligadas a asumir las compañías. Viendo las causas de estas pérdidas, llama la atención que un 26,6% se debe a hurtos de los propios empleados (hurto interno), frente a un 10,4% de desapariciones que son a causa de errores administrativos (por ejemplo, a la hora de fijar los precios).

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