HercoTV
Podcast
En un entorno industrial cada vez más complejo, el mantenimiento colaborativo se ha convertido en una estrategia clave para mejorar la eficiencia, reducir costes y evitar errores repetitivos. Ya no basta con que cada departamento cumpla su función por separado; hoy, el verdadero valor surge cuando compras y mantenimiento trabajan en conjunto, con objetivos compartidos y una comunicación fluida. Este enfoque permite anticiparse a los problemas, optimizar procesos y sacar el máximo partido a cada decisión técnica o de aprovisionamiento.
Cómo alinear los departamentos clave para lograr un mantenimiento industrial sin contratiempos
¿Te suena este escenario? El área de compras cierra un acuerdo con un proveedor aparentemente ideal, pero al llegar a planta, el equipo de mantenimiento señala mil pequeñas incompatibilidades. La pieza no encaja, el instalador no cumple los protocolos exigidos, hay más papeleo que soluciones y los tiempos se alargan mucho más de lo previsto. El resultado: tensiones internas, recursos desaprovechados y un mantenimiento que, lejos de ser proactivo, apaga incendios cada vez más costosos.
Si alguna vez has suspirado pensando “esto se podría evitar”, este artículo es para ti. Te traemos seis ideas prácticas para hacer de la relación entre compras y mantenimiento tu mejor herramienta estratégica en la gestión industrial. Prepárate para descubrir cómo mejorar la comunicación, agilizar procesos, seleccionar proveedores fiables y, sobre todo, convertir los retos en oportunidades para tu empresa.
1. La confianza y la comunicación como pilares de la cooperación
La confianza es mucho más que una palabra bonita en la industria. Cuando compras y mantenimiento trabajan de espaldas, los errores se disparan. La clave está en establecer una comunicación transparente y constante desde el inicio del proceso.
¿Cómo lograrlo?
Reuniones periódicas: Agenda encuentros quincenales o mensuales donde compras y mantenimiento pongan sobre la mesa necesidades reales, proyectos futuros y retos actuales. Aquí se filtran malentendidos antes de que se agraven. Documentación compartida: Elabora listas vivas de proveedores, sistemas de reporte de incidencias y pliegos de condiciones técnicos continuamente actualizados y abiertos a ambos departamentos. Línea directa para emergencias: No todo puede esperar al próximo comité. Establece protocolos para comunicar rápidamente incidencias críticas relacionadas con servicios o materiales adquiridos. Valorar la sinceridad: Premia al proveedor que, ante un problema, informa con inmediatez y claridad. Así, puedes reaccionar con rapidez y evitar males mayores.
La confianza mutua se construye en el día a día, con pequeños gestos: ser honestos ante las dificultades, informarse a tiempo, documentar aprendizajes y estar dispuestos a escuchar propuestas del otro lado.
2. Involucra a compras desde el inicio: claves para la digitalización y modernización
¿Sabías que el proceso de digitalización en mantenimiento no será exitoso si compras no participa activamente? Cada vez más empresas buscan proveedores que no sólo respondan al mejor precio, sino que aporten tecnología, eficiencia y visión a futuro.
Estrategias para sumar a compras al cambio digital:
Formación cruzada: Capacita al equipo de compras sobre los nuevos estándares tecnológicos que mantenimiento necesita: sensores IoT, software de monitoreo predictivo, contratos de soporte remoto, etc. Selección de proveedores alineados: Ve más allá del precio. Prioriza a empresas que puedan proveer datos útiles, integración digital y flexibilidad en plataformas digitales, así como cumplimiento de normativas de ciberseguridad industrial. Definición clara de requisitos digitales: Incluye en los pliegos cláusulas sobre entrega y estructura de datos, interoperabilidad, soporte a distancia o capacidad para integrarse con sistemas ya existentes en planta. Evita la delegación total en operaciones: Si compras deja todo en manos de operaciones, se pierde la visión global del negocio y se multiplica el trabajo “por reacción” frente a los problemas.
El futuro del mantenimiento industrial pasa por la digitalización, y solo la alianza activa entre compras y mantenimiento pavimenta ese camino.
3. Establece criterios y requisitos no negociables en la relación con proveedores
No todas las ofertas atractivas sobre el papel funcionan igual en la realidad operativa. Para minimizar riesgos y ganar eficiencia, los departamentos de compras y mantenimiento deben definir de la mano cuáles son sus criterios no negociables.
¿Qué debe incluir ese pliego conjunto?
Cultura de seguridad y adaptabilidad: No basta la certificación técnica; exige al proveedor adherirse a protocolos de seguridad, higiene y medio ambiente propios de la industria alimentaria, química u otras especialmente reguladas. Auditoría colaborativa: Añade cláusulas que permitan auditar al proveedor mientras ejecuta el servicio, generando evaluaciones conjuntas sobre seguridad, calidad y cumplimiento de procedimientos. Compromiso de formación mutua: Obliga a realizar capacitaciones periódicas tanto para el personal de mantenimiento como para el del proveedor, fomentando la transferencia de know-how y el aprendizaje continuo in situ. Confidencialidad y compliance: Exige el cumplimiento de normativas de confidencialidad, manejo de datos y seguros (responsabilidad civil, riesgos laborales, etc.), aspectos muchas veces relegados pero clave para evitar grandes problemas futuros.
Un buen proveedor no es solo alguien que repara, sino quien entiende tu forma de operar, tus estándares y tus retos propios de cada entorno industrial.
4. Aprende a transformar incidentes en oportunidades para afianzar relaciones
En mantenimiento industrial, los incidentes nunca son bienvenidos, pero su gestión puede marcar la diferencia entre un ambiente de desconfianza y una relación que sale reforzada.
¿Cómo convertir un error en una alianza más sólida?
Gestión protocolizada de incidentes: Define pasos claros sobre a quién, cómo y cuándo comunicar cada tipo de incidencia durante la prestación del servicio. Promueve la transparencia total: Un proveedor que oculta un problema o intenta solucionarlo por su cuenta puede agravar la situación. Por el contrario, si confiesa el fallo y colabora en la solución, fortalece la relación a largo plazo. Aprendizaje documentado: Tras cada incidente, reúne a ambos equipos para analizar causas y lecciones aprendidas. Documenta y comparte buenas prácticas internamente. Revisa el catálogo de servicios: Evalúa si lo contratado cubría realmente todas las necesidades o si es necesario ampliar el alcance para situaciones no previstas.
Recuerda: la mejor venta de un proveedor es cómo responde ante la adversidad, no solo cuánto cobra o la rapidez del servicio regular.
5. Proactividad en la gestión: compras debe salir de la “oficina”
Nada sustituye ver de primera mano dónde y cómo trabaja el proveedor. Salir de la rutina administrativa y visitar tanto a proveedores como a los distintos equipos de mantenimiento es una inversión con alto retorno.
Beneficios de la interacción directa:
Identificación de capacidades “ocultas”: Al conocer el trabajo real del proveedor, es común descubrir que puede aportar más valor del previsto. Quizá no sólo provee tornillos, sino también accesorios compatibles o ideas para procesos más eficientes. Mejora continua y benchmarking: Al reunirte con otros responsables de mantenimiento de la misma multinacional, puedes comparar métodos y resultados, inspirándote en procedimientos que funcionan mejor en otras plantas. Rompe silos y fomenta la empatía: Cuando compras ve lo que realmente ocurre en campo, cambia la percepción de las necesidades y limitaciones de mantenimiento, priorizando mejor las urgencias y desarrollando soluciones a medida.
Proactividad significa acercarse, preguntar, observar y aprender. Con esa mentalidad, pasan de ser departamentos enfrentados a un equipo con objetivos comunes.
6. Formación y bienestar: ingredientes clave para la colaboración sostenible
En plena revolución tecnológica y con plantillas sometidas a una gran presión, invertir en formación y bienestar ya no es opcional. Los cambios continuos, la llegada de nuevas tecnologías y la demanda de eficiencia hacen indispensable que ambos departamentos crezcan y aprendan juntos.
Claves para potenciar la formación y el autocuidado:
Formaciones conjuntas en planta: Invita a los proveedores a capacitar in situ al personal de mantenimiento, evitando desplazamientos innecesarios y contextualizando el aprendizaje directamente en el entorno real del cliente. Espacios para compartir experiencias: Cuando los equipos dicen abiertamente “no sé cómo apretar esta tuerca” o “en mi anterior empresa resolvimos este problema así”, el aprendizaje se multiplica. Fomenta el bienestar emocional: La presión diaria puede ser agotadora. Prácticas como el mindfulness ayudan a centrar la atención, reducir el estrés y mejorar la calidad de las decisiones, favoreciendo un clima más colaborativo y creativo. Promueve la cultura de la mejora continua: Cada nueva formación es una oportunidad para reinventar protocolos y descubrir mejores formas de operar. Hazlo parte de la cultura de tu organización.
A largo plazo, lo que diferencia a las plantas de vanguardia no es sólo la tecnología, sino la capacidad humana y relacional de sus equipos.
El éxito depende de la cooperación real e intencionada
La gestión industrial moderna ya no tiene espacio para departamentos que trabajen como islas desconectadas. Las fábricas más eficientes, seguras y punteras son aquellas donde compras y mantenimiento crean sinergias, se anticipan a los problemas, comunican sin filtros y comparten el aprendizaje de cada éxito —y cada error.
Plantéate esto: ¿qué puedes cambiar en tu empresa desde hoy para que la relación entre compras y mantenimiento sea tu mejor ventaja competitiva? ¿Cómo puedes pasar de la coordinación reactiva a la colaboración estratégica?
La respuesta no está sólo en nuevos sistemas o proveedores, sino en mejorar la comunicación, actualizar los criterios de búsqueda, invertir en formación y confiar cada vez más unos en otros.
Te invitamos a profundizar en estos y otros aprendizajes escuchando la entrevista sobre la que se basa este artículo en el podcast «Equipos ganadores: cuando compras y mantenimiento suman fuerzas«, de “Mantenimiento en Acción”. Descubre casos reales, consejos directos y mucho más para que tú también logres una cooperación eficaz entre compras y mantenimiento industrial.
¡Dale al play, suscríbete y lleva tu gestión al siguiente nivel!
Preguntas frecuentes sobre la gestión de compras entre departamentos
¿Cuál es el futuro de la gestión en la cooperación entre compras y mantenimiento?
El futuro de la cooperación entre compras y mantenimiento está en crear sinergias auténticas entre los distintos departamentos, conectando la cadena de suministro, las nuevas tecnologías y la visión estratégica para lograr eficiencia operativa. Apostar por una estrategia de mantenimiento colaborativo permite atacar de raíz los problemas de coste, alineando todas las compras y decisiones estratégicas hacia la mejora continua en el ciclo de vida del producto final. Las claves del éxito son:
- Integrar mantenimiento 4.0 y gestión de compras en los procesos de la empresa.
- Apostar por una cadena de suministro sólida y transparente.
- Enfocarse en calidad del producto, reducir costes y optimizar la rentabilidad de las empresas.
- Promover buenas relaciones con los proveedores y la empresa con sus proveedores.
- Mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia operativa.
¿Cuáles son las principales funciones del departamento de compras en relación al mantenimiento?
El departamento de compras tiene la gran responsabilidad de garantizar que el suministro de los materiales necesarios para el mantenimiento sea eficiente en coste, tiempo y calidad. Además, la función de compras requiere vigilar las condiciones de pago, que las piezas y repuestos concuerden con las especificaciones y que la gestión de compras esté alineada con el proceso de producción y las necesidades de la empresa. ¿Cómo hacerlo eficazmente?
- Analiza el coste de aprovisionamiento y busca oportunidades para reducir costes.
- Facilita el flujo de trabajo entre compras y mantenimiento preventivo.
- Negocia con proveedores de servicios para asegurar la calidad del producto final.
- Participa en actividades de mantenimiento colaborando con gestores de mantenimiento.
- Cumple con la responsabilidad del departamento de compras en todo el ciclo de vida.
¿Cómo mejorar la gestión de las relaciones con los proveedores para beneficiar a mantenimiento?
Para que el departamento de mantenimiento saque el máximo provecho, es clave construir buenas relaciones con los proveedores de servicios, apostando por comunicación constante y por establecer acuerdos que garanticen el suministro alineado con la especificación técnica. Mantener auditorías y compartir feedback ayuda a que todos los procesos de gestión aporten valor y calidad al producto.
- Selecciona fabricantes y proveedores de servicios que busquen calidad de los servicios.
- Comparte necesidades de la empresa y especificaciones del proceso de producción.
- Involucra al responsable de compras en la gestión de los proveedores.
- Acuerda condiciones de pago, stock y repuestos claves para reducir los tiempos de inactividad.
- Evalúa posibles áreas de mejora siempre en equipo.
¿Cómo optimizar el proceso de compra para integrar el mantenimiento eficazmente?
Optimizar la gestión de compras exige integración total entre áreas de la empresa, estandarizando el proceso de petición de ofertas, especificación técnica y recepción de materiales necesarios para las actividades de mantenimiento. Esto agiliza los procesos de la empresa, facilita decisiones estratégicas y reduce el coste total del mantenimiento.
- Colabora con diferentes departamentos, sobre todo mantenimiento.
- Prioriza repuestos críticos según el ciclo de vida y actividades de mantenimiento.
- Define y revisa las especificaciones técnicas con detalles claros.
- Controla el coste de cada compra y la calidad de los productos de la empresa.
- Ajusta continuamente los procesos de gestión para adaptarse a las demandas reales.
¿Qué estrategias de gestión de stock son más efectivas para las empresas industriales?
La gestión del inventario en el sector industrial debe centrarse en sistemas inteligentes que garanticen suministro justo a tiempo, evitando excesos de stock pero sin poner en riesgo el proceso de producción. Este equilibrio permite ahorra tiempo, facilita el mantenimiento preventivo y reduce costes para mejorar los resultados de la empresa.
- Implementa alertas automáticas para repuestos y materiales necesarios.
- Clasifica inventario en función de la criticidad y coste.
- Coordina la empresa con sus proveedores para un suministro confiable.
- Evalúa permanentemente el flujo de trabajo y el nivel de inventario.
- Asegura siempre que el stock concuerde con las especificaciones técnicas.
¿Qué papel juega la gestión de proveedores en la eficiencia del mantenimiento industrial?
La gestión de los proveedores de servicios impacta directamente la eficiencia operativa y la calidad de los productos. Al trabajar con fabricantes y proveedores de servicios flexibles y alineados a tus estándares y proceso de producción, puedes reducir el coste, disminuir los tiempos de inactividad y asegurar la especificación de cada repuesto.
- Establece relaciones estables y auditables.
- Garantiza el suministro puntual y condiciones de pago claras.
- Evalúa el rendimiento de los proveedores en actividades de mantenimiento.
- Busca socios que impulsen la reducción de los costes y aporten a la calidad final.
- Analiza oportunidades para resultados de la empresa a corto y medio plazo.
¿Cómo puede una plataforma de gestión facilitar la cooperación entre compras y mantenimiento?
Contar con un software GMAO de nueva generación transforma la colaboración entre compras y mantenimiento al centralizar información, agilizar el proceso de producción y mejorar la trazabilidad de todas las compras. Esta herramienta ayuda a tomar las mejores decisiones de compra pensando siempre en coste, eficiencia operativa y calidad del producto final.
- Unifica procesos de gestión y comunicación entre diferentes departamentos.
- Favorece el análisis de ciclo de vida y coste total.
- Automatiza el control del inventario y flujo de trabajo.
- Incrementa visibilidad sobre resultados y posibles áreas de mejora.
- Facilita relaciones con los clientes y proveedores, potenciando la estrategia de las empresas.
¿Cuál es el impacto de una estrategia de mantenimiento colaborativo en los resultados de la empresa?
Cuando los equipos apuestan por el mantenimiento colaborativo, los beneficios se notan en toda la empresa: reducción de los costes, flujo de información ágil, menos paradas y mejora en las relaciones con los clientes. Así, se potencia la rentabilidad de las empresas y se contribuye de forma directa a la excelencia y calidad del producto final.
- Unifica esfuerzo entre diferentes departamentos para optimizar la gestión.
- Facilita la reducción de los costes en actividades de mantenimiento.
- Eleva el nivel de calidad de los servicios y productos de la empresa.
- Mejora la tesorería de la empresa.
Promueve la excelencia a corto y medio plazo y la satisfacción global.
¿Quieres profundizar en estrategias reales que conectan departamentos y mejoran la eficiencia en planta? Escucha el episodio especial del podcast “Mantenimiento en Acción” sobre cómo alinear compras y mantenimiento industrial. Casos reales, soluciones prácticas y herramientas que puedes aplicar desde hoy.
